Ledenadministratie

Voor elke vereniging is een goede ledenadministratie vereist. Voor een penningmeester kan de boekhouding overzichtelijk blijven door aan leden verschillende boekingen te koppelen. Zo kan u per relatie een duidelijk overzicht houden wie wanneer wat betaald heeft.

Maar dan is de vraag wat u van een lid nodig hebt om als penningmeester een goede administratie bij te houden. Denk bijvoorbeeld aan de volgende onderdelen:

Naam Om een goed overzicht te houden in al uw leden, is het verstandig een naam van een lid te noteren. Zo kunt u precies terug vinden wie wat heeft betaald.	Adres Voor een penningmeester hoeft een adres niet relevant te zijn. Indien uw vereniging facturen stuurt, is het wel relevant om een adres van een lid te noteren.
Bankrekeningnummer Op het moment dat uw vereniging met enige regelmaat een lid terug betaald, is het aan te raden om een rekeningnummer van een lid te noteren.	Lidtype Bij verenigingen wordt vaak (gezins)korting gegeven, denk bijvoorbeeld aan een gezin, kinderen of studenten. Noteer welk type lid iemand is en wat hij of zij dient te betalen.

Er bestaat een wet dat de persoonsgegevens van uw leden beschermt, de Wet Bescherming Persoongegevens (WBP). Hierbij moet de vereniging en u als penningmeester rekening houden met het volgende:

Toestemming van de persoon Uw leden dienen toestemming te verlenen aan de vereniging om de gegevens gedurende het lidmaatschap te mogen bewaren en gebruiken. Dit dient schriftelijk te worden gedaan.	Verzamel alleen relevante gegevens Niet alle gegevens zijn nodig om te verzamelen. BSN nummer, sexuele voorkeur, ras, gezondheid, geloofsovertuiging, etc zijn meestal niet van toepassing.
Goede privacy van de gegevens De gegevens dienen op een veilige plaats genoteerd te staan. Het klinkt vanzelfsprekend, maar onthoud dat slechte privacy snel gebeurt is.

Ledenadministratie is belangrijk voor een goed overzicht, maar ga er zorgvuldig mee om. Niemand wil zijn of haar gegevens op straat hebben liggen en als bestuur van een vereniging zijn jullie er verantwoordelijk voor dat dit voor jullie leden niet gebeurt! Wees bewust en vooral voorzichtig.

Penningmeestercursus

Ledenadministratie

Laat een reactie achter